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Dicionário Arquivístico - DEGEA

Pretendemos, através deste dicionário, esclarecer as dúvidas sobre os termos mais comuns utilizados por quem trabalha diariamente com arquivo.

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Letra A

ACERVO
Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.
 
ACESSO
1 – Possibilidade de consulta a documentos e informações.
2 – Função arquivística destinada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua utilização.
 
ACONDICIONAMENTO
Embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e acesso.
 
ACUMULAÇÃO
Reunião de documentos produzidos e / ou recebidos no curso das atividades de uma entidade coletiva, pessoa ou família.
 
ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS
Direção, supervisão, coordenação, organização e controle das atividades de arquivo. Também chamada gestão de arquivos.
 
ADMINISTRAÇÃO DE DOCUMENTOS
VER GESTÃO DE DOCUMENTOS
 
AMOSTRAGEM
Técnica de seleção em que, de um dado conjunto de documentos, elege-se um subconjunto representativo do todo.
 
ANEXAÇÃO
Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro processo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais antigo.
 
APENSAÇÃO
Juntada, em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência.
 
APENSO
Documento ou processo juntado a processo sem, contudo, passar a integrá-lo.
 
ARMAZENAMENTO
Guarda de documentos em depósito. VER também ACONDICIONAMENTO.
 
ARQUIVAMENTO
1 – Seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos. VER também ARRANJO, MÉTODO DE ARQUIVAMENTO e SISTEMA DE ARQUIVAMENTO.
2 – Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento cessada a sua tramitação. VER também MÉTODO DE ARQUIVAMENTO
 
ARQUIVO
Conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
 
ARQUIVO ADMINISTRATIVO
Arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-meio de uma instituição ou unidade administrativa. Expressão usada em oposição a arquivo técnico.
 
ARQUIVO CORRENTE
1-Unidade administrativa ou serviço responsável pelo arquivo corrente.
2-Conjunto de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.
 
ARQUIVO ESTADUAL
Arquivo público mantido pela administração estadual, identificado como principal agente da política arquivística neste âmbito.
 
ARQUIVO GERAL
Unidade responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos de uma administração, podendo ou não assumir a centralização do armazenamento.
Também chamado ARQUIVO CENTRAL.
 
ARQUIVO HISTÓRICO
VER ARQUIVO PERMANENTE
 
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
1 – Conjunto de documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
2 - Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguarda destinação.
 
ARQUIVO NACIONAL
Arquivo público central ou mantido pela administração federal de um país, identificado como o principal agente da política arquivística nesse âmbito.
 
ARQUIVO PERMANENTE
1 – Conjunto de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
2 – Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.
3 - Arquivo responsável pelo arquivo permanente. Também chamado de arquivo histórico.
 
ARQUIVO PRIVADO
1 - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.
2 – Arquivo de entidade coletiva de direito privado, família ou pessoa. Também chamado arquivo particular.
 
ARQUIVO PÚBLICO
1 - Conjunto de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
2 - Conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
 
ARQUIVO TÉCNICO
Arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-fim de uma instituição ou unidade administrativa. Expressão usada em oposição a arquivo administrativo.
 
ARRANJO
Seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido.
 
ATIVIDADE-FIM
Expressão que designa as atividades desenvolvidas em decorrência da finalidade de uma instituição. Também referida como atividade finalística.
 
ATIVIDADE-MEIO
Atividade que dá apoio à consecução das atividades-fim de uma instituição. Também referida como atividade mantenedora.
 
AVALIAÇÃO
Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.

Letra C

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação.
VER também TEORIA DAS TRÊS IDADES.
 
CLASSE
A primeira divisão de um plano de classificação ou de um código de classificação.
 
CLASSIFICAÇÃO
1 Organização dos documentos de um arquivo ou coleção , de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo.
2 Analise e identificação do conteúdo de documentos, seleção de categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos.
3 Atribuição a documentos, ou às informações neles contidas, de graus de sigilo, conforme legislação específica. Também chamada classificação de segurança.
 
CÓDIGO
Conjunto de símbolos, normalmente letras e/ou números, que, mediante uma convenção, representam dados.
VER também NOTAÇÃO.
 
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
Instrumento técnico utilizado nos arquivos correntes e intermediários para consolidar codificação hierárquica de assuntos de documentos, visando, principalmente ao respectivo agrupamento lógico e físico.
 
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO
Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo. Responsável pela emissão da tabela de temporalidade.
 
CONSERVAÇÃO
1 - Ato ou efeito de promover a preservação e a restauração de documentos.
2 - Conjunto de medidas e procedimentos destinados a assegurar a proteção física dos arquivos contra agentes de deterioração.
 
CONSULTA
Busca direta ou indireta de informações.

Letra D

DATA DE ACESSO
1 - Elemento de identificação cronológica do fim da restrição de acesso a um documento.
2 - Elemento de identificação cronológica do acesso efetuado a um documento em meio eletrônico.
 
DATAS-LIMITE
Elemento de identificação cronológica, em que são mencionados o início e o término do período de produção de uma unidade de descrição.
 
DESCARTE
Exclusão de documentos de um arquivo após avaliação.
VER TAMBÉM ELIMINAÇÃO.
 
DESCRIÇÃO
Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa.
 
DESTINAÇÃO
Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento dos documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação.
VER também TABELA DE TEMPORALIDADE.
 
DOCUMENTAÇÃO
1 - Conjunto de documentos
2 - Ato ou serviço de coleta, organização, processamento técnico e disseminação de informações e documentos.
 
DOCUMENTAÇÃO ESPECIAL
Documento em linguagem não-textual, em suporte não convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação tecnológica.
 
DOCUMENTAÇÃO TEXTUAL
Gênero documental integrado por documentos manuscritos, datilografados, ou impressos, como atas de reunião, cartas, decretos, livros de registro, panfletos e relatórios.
 
DOCUMENTO
Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato.
VER também ITEM DOCUMENTAL.
 
DOCUMENTO OFICIAL
Documento emanado do poder público ou de entidades de direito privado capaz de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato.
 
DOCUMENTO PÚBLICO
1 - Do ponto de vista da acumulação, documento de arquivo público.
2 - Do ponto de vista da propriedade, documento de propriedade do poder público.
3 - Do ponto de vista da produção, documento emanado do poder público.
 
DOMICÍLIO LEGAL DO DOCUMENTO
Jurisdição a que pertence cada documento, de acordo com a área territorial, a esfera de poder e o âmbito administrativo onde foi produzido e recebido.
 
DOSSIÊ
Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento.

Letra E

ELIMINAÇÃO
Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor permanente. Também chamado expurgo de documentos.
 
ESPÉCIE DOCUMENTAL
Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por suas características comuns de estruturação da informação . São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório.
VER também TIPO DOCUMENTAL.

Letra F

FICHÁRIO
1 - Conjunto de fichas ordenadas segundo critérios preestabelecidos, utilizadas para fins de controle e recuperação de documentos e informações.
2 - Móvel utilizado para guarda de fichas.
 
FUNDO
Conjunto de documentos, independente de sua forma ou suporte, organicamente produzido e/ou acumulado e utilizado por um indivíduo, família ou entidade coletiva no decurso das suas atividades e funções.
 
FUNDO ABERTO
Fundo ao qual podem ser acrescentados novos documentos em função do fato de a entidade produtora continuar em atividade.
 
FUNDO FECHADO
Fundo que, não recebe acréscimo de documentos, em função de a entidade produtora não se encontrar mais em atividade.

Letra G

GÊNERO DOCUMENTAL
Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso, como documentos audiovisuais, documentos bibliográficos, documentos cartográficos, documentos eletrônicos, documentos filmográficos, documentos iconográficos, documentos micrográficos, documentos textuais.
 
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
 
GUIA DE RECOLHIMENTO
VER RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO
 
GUIA DE TRANSFERÊNCIA
VER RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA

Letra I

IDENTIFICAÇÃO
Processo de reconhecimento, sistematização e registro de informações sobre arquivos com vistas ao seu controle físico e/ou intelectual.
 
INSTRUMENTO DE PESQUISA
Meio que permite a identificação, localização ou consulta a documentos ou a informações neles contidas. Expressão normalmente empregada em arquivos permanentes.
 
ITEM DOCUMENTAL
1 - Menor unidade documental, intelectualmente indivisível, integrante de dossiês ou processos.
2 - Unidade documental fisicamente indivisível. Também referida como peça.

Letra J

JUNTADA
1 - Apensação ou anexação de um processo a outro.
2 - Junção de documentos a um processo.

Letra L

LISTA DE ELIMINAÇÃO
Relação de documentos cuja eliminação foi autorizada por autoridade competente.
VER também TERMO DE ELIMINAÇÃO
 
LISTA DE RECOLHIMENTO
VER RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO
 
LISTA DE TRANSFERÊNCIA
VER RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA

Letra M

MÉTODO DE ARQUIVAMENTO
Seqüência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade.

Letra N

NOTAÇÃO
1- Código de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de arquivamento. Também chamado cota. Se em vigor e formulado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística – ISAD(G), equivale a código de referência.
2 -Código de identificação das unidades de arquivamento, constituído de números, letras e/ou sinais, que permite sua ordenação ou localização.

Letra O

ORDENAÇÃO
Ato ou efeito de dispor documentos ou informações segundo um determinado método.

Letra P

PEÇA
VER ITEM DOCUMENTAL.
 
PERÍODO DE RETENÇÃO
Período de tempo, baseado em estimativas de uso, em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes, antes de serem transferidos para um arquivo intermediário, ou em um arquivo intermediário, antes de serem recolhidos ao arquivo permanente.
 
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes.
VER também CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO.
 
PRAZO DE ELIMINAÇÃO
Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos não considerados de valor permanente deverão ser eliminados.
 
PRAZO DE GUARDA
Prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é efetivada. Também referido como prazo de retenção.
 
PRESERVAÇÃO
Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico.
 
PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA
Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.
 
PROCESSO
Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento.
 
PROJEÇÃO
Saliência colocada, ou existente, na parte superior das fichas, guias ou pastas suspensas destinadas ao registro de informações, permitindo rápida visualização.
 
PROTOCOLO
Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.

Letra R

RECOLHIMENTO
1 - Entrada de documentos públicos em arquivos permanentes, com competência formalmente estabelecida.
2 - Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente.
 
RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO
Ato ou efeito de identificar ou localizar a informação desejada.
 
RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO
Instrumento de controle da entrada de documentos em arquivos permanentes.
 
RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA
Instrumento de controle da entrada de documentos em arquivos intermediários.

Letra S

SELEÇÃO
Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade.
 
SÉRIE
Subdivisão do quadro de arranjo, que corresponde a uma seqüência de documentos relativos à mesma função, atividade, tipo documental ou assunto.
 
SISTEMA DE ARQUIVAMENTO
Conjunto de rotinas, procedimentos e métodos de arquivamento compatíveis entre si, tendo em vista a organização e preservação de documentos ou arquivos, bem como o acesso às informações neles contidas.
 
SISTEMA DE ARQUIVOS
Conjunto de arquivos que independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns.
 
SUPORTE
Material no qual são registradas as informações.

Letra T

TABELA DE TEMPORALIDADE
Instrumento técnico de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.
 
TEORIA DAS TRÊS IDADES
Teoria segundo a qual os arquivos são considerados correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a freqüência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário.
VER também CICLO VITAL DE DOCUMENTOS
 
TERMO DE ELIMINAÇÃO
Instrumento do qual consta o registro de informações sobre documentos eliminados após terem cumprido o prazo de guarda.
 
TIPO DOCUMENTAL
Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro, tais como cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, daguerreótipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.
 
TRANSFERÊNCIA
Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.
 
TRIAGEM
VER SELEÇÃO

Letra U

UNICIDADE DO DOCUMENTO
Princípio arquivístico segundo o qual o documento produzido em mais de uma via ou cópia terá apenas uma delas preservada.
 
UNICIDADE DA INFORMAÇÃO
Princípio arquivístico segundo o qual a mesma informação contida em mais de uma espécie documental determina a preservação de um único exemplar, observada a integralidade da informação e do suporte.
 
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
1 - Menor conjunto de documentos reunidos de acordo com critério preestabelecido, que pode denominar-se caixa-arquivo, dossiê, maço, pasta, etc.
2 - Documento tomado por base, para fins de classificação, arranjo, armazenamento e notação.

Letra V

VALOR ADMINISTRATIVO
Valor que um documento possui para a atividade administrativa de uma entidade produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos.
 
VALOR FISCAL
Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de operações financeiras ou fiscais.
 
VALOR HISTÓRICO
VER VALOR PERMANENTE
 
VALOR INFORMATIVO
Valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independentemente de seu valor probatório.
 
VALOR LEGAL
Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito.
VER também VALOR PROBATÓRIO.
 
VALOR PERMANENTE
Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. Também chamado valor arquivístico ou valor histórico.
 
VALOR PRIMÁRIO
Valor atribuído a documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.
 
VALOR PROBATÓRIO
Valor intrínseco que permite a um documento de arquivo servir de prova legal.
 
VALOR SECUNDÁRIO
Valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido.
 
VIGÊNCIA
Qualidade pela qual permanecem efetivos e válidos os encargos e disposições contidos nos documentos.


Referências:

Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005 ISAD (G): Norma geral internacional de descrição arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001 Lei nº 8159/91 que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.