Sistema Integrado de Gestão cresce e atinge 215 unidades do Judiciário fluminense

Imagine um quebra-cabeças com todas as peças desmontadas, soltas, sem conexão umas com as outras. Visualizamos uma série de pedaços, mas não temos a visão do todo, não sabemos a real imagem do que é formado. Essa integração para uma visão geral, sistêmica, é o que proporciona o Sistema Integrado de Gestão (SIGA), que estabelece e padroniza os procedimentos para a execução dos serviços nas unidades judiciais e administrativas do Judiciário fluminense.

Adequando os padrões de gestão de documentos às exigências dos novos tempos, que pedem maior celeridade e informatização, o SIGA permite aprimorar a gestão de processos, auxiliando na busca por uma Justiça cada vez mais rápida e eficaz.

Benefícios

Implementar o sistema resulta numa organização do fluxo de trabalho. E isso possibilita diferentes ganhos: aumento da produtividade e da qualidade dos serviços; melhor aproveitamento dos recursos humanos; e uma economia de material que repercute na redução de custos e na preservação do meio ambiente, por exemplo.

Outros benefícios com a adoção do sistema são a rastreabilidade - que permite localizar facilmente o documento desejado -, o aperfeiçoamento da gestão para viabilizar o estabelecimento e o alcance de resultado, além de disseminar o uso e as análises de dados e de critérios objetivos para a tomada de decisão. O SIGA promove ainda a comunicação interna e a integração entre as unidades envolvidas com base na troca de boas práticas de gestão, além de aplicar, também, os fundamentos da ergonomia, o que contribui para a saúde dos funcionários.

Novas adesões

Hoje, o Judiciário fluminense tem 215 unidades com o SIGA implementado. Dos 13 Núcleos Regionais do Tribunal de Justiça do Rio, 12 já contam com unidades inseridas no sistema. Apenas o 5º Núcleo Regional – que abrange as comarcas de Volta Redonda, Barra Mansa, Barra do Piraí, Pinheiral, Porto Real/Quatis, Resende, Itatiaia, Rio das Flores e Valença – ainda não faz parte, mas entrará este ano com duas unidades.

De todos os segmentos da Justiça Estadual (Cível, Criminal, Fazenda Pública, entre outros), apenas a área de execução de medidas socioeducativas ainda não está integrada ao sistema, mas já há previsão de fazer parte dele no futuro. Há, no momento, 14 unidades jurisdicionais perto de finalizar o processo de implementação.

O processo de implementação do SIGA tem nos resultados alcançados o seu maior incentivo – inclusive para vencer eventuais dificuldades, como observa a diretora do Departamento de Gestão Estratégica e Planejamento (Degep), Michele de Oliveira, que trabalha com o sistema desde o início de sua utilização no TJRJ.

- As principais são a resistência à mudança de paradigma, ao novo aprendizado; dificuldade de melhorias nas instalações das unidades, dificuldade de entendimento dos relatórios de indicadores por falta de conhecimento e hábito e a equipe reduzida para multiplicação – explica.

De acordo com Michele, a grande mudança após a implantação do sistema, que começou a ser utilizado no TJRJ em 2009, diz respeito à adoção da cultura de gestão organizacional e o monitoramento por indicadores.

- Os resultados melhoraram muito nas unidades. Assim, podemos dizer que vale a pena a adoção do SIGA – garante.

Para garantir que o SIGA continue funcionando adequadamente após sua implementação, as unidades passam por auditorias internas que verificam em que nível se encontram – básico (até 59% de implementação), planejado (de 60% a 79%) ou gerenciado (a partir de 80%).

A adesão ao sistema deve ser feita através de pedido formal à Administração Superior (podendo o mesmo ser enviado ao Degep, que dá o encaminhamento necessário), sendo a autorização final do presidente do Tribunal. No caso de unidades jurisdicionais, o pedido é realizado pelo magistrado e, em unidades administrativas, a formalização deve ser feita pelo diretor do departamento ou pelo respectivo diretor-geral.

SP/FS