1- O armazenamento dos dados é gerido pelo próprio órgão ou haverá uma entidade estadual responsável pelo armazenamento?

R.: Caberá ao TJRJ armazenar os dados da utilização do SEI.

2 - Qual navegador devo utilizar para acessar o SEI?

R.: O sistema tem função multibrowser, entretanto, fica a sugestão pelos navegadores Chrome e Firefox, que apresentam melhor rendimento. O Internet Explorer tem apresentado inconsistências, evite o uso.

3 - No SEI, como posso acompanhar a tramitação de um processo específico.

R.: O SEI possui uma função de pesquisa livre, que encontra o processo pelo número ou por qualquer termo que esteja presente no conteúdo de um processo, e também uma função de pesquisa estruturada, que localiza processos de acordo com parâmetros de busca. Deve-se atentar apenas se o processo em questão tramita eletronicamente ou em meio físico. Você também pode acompanhar um processo específico utilizando a função de Acompanhamento Especial, que funciona como um grupo de “favoritos”, facilitando o acesso aos processos incluídos nesse grupo. Qualquer servidor pode incluir qualquer processo no Acompanhamento Especial, desde que o processo não seja restrito ou sigiloso.

4 - Como os processos tramitam no SEI?

R.: Depois de iniciar um processo e incluir todos os documentos necessários, basta enviá-lo à unidade respectiva através do botão de “Enviar Processo”. A tramitação é eletrônica, por isso o processo é instantaneamente recebido pela outra unidade, para que ela faça a análise e os despachos necessários por meio do SEI. É possível enviar um processo a mais de uma unidade ao mesmo tempo, caso elas não dependam umas das outras para dar os devidos despachos a esse processo. Também é possível encaminhar mais de um processo ao mesmo tempo, desde que, os processos sejam encaminhados para a mesma unidade. Para mais informações, consulte o manual do usuário.

5 - No SEI, qual é a diferença entre documento interno e documento externo?

R.: Documentos internos são aqueles gerados no editor de textos do SEI. Já os documentos externos são aqueles documentos de apoio, gerados fora do SEI e incluídos no processo, como planilhas, formulários etc. Se um documento precisa ser assinado por sua unidade, ele deve ser um documento interno, pois a assinatura válida no Processo Eletrônico é aquela gerada com uso de senha.

Um documento externo digitalizado, com assinatura em papel, não deve substituir o documento interno com assinatura gerada eletronicamente.

Um documento externo pode ser nato-digital (encaminhado por meio eletrônico) ou digitalizado (documento em papel que tenha sido capturado). Neste último caso, é necessário que se autenticá-lo com uso de certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil). Para mais informações, consulte o manual do usuário.

6 - Os documentos eletrônicos podem receber datas retroativas?

R.: Documento externo sim, é possível alterar a data.

Documento interno não. O SEI gera a data do documento automaticamente quando ele é criado no sistema. Não é possível alterar a data atribuída pelo sistema.

7 - Como um documento eletrônico é assinado? Os documentos podem ficar sem assinatura?

R.: No SEI, qualquer servidor cadastrado no sistema pode assinar um documento eletronicamente. Isso é feito por meio de uso de senha. A senha é de uso pessoal e intransferível, e deve ser mantida em sigilo por cada servidor – nenhum servidor pode utilizar a senha de outro. Por isso, guarde bem sua senha!

Os documentos de um processo podem ser assinados por mais de um servidor, sem que necessariamente haja uma hierarquia de assinaturas. Para que um documento seja assinado por várias pessoas, ele deve ser incluído num Bloco de Assinaturas no SEI. O bloco deve ser disponibilizado às unidades que devem assinar o documento. Ele funciona como uma “pasta” que reúne e organiza despachos, e permite a assinatura de qualquer documento que tenha sido criado por sua unidade. e permite que a chefia de sua unidade ou de outras unidades assinem qualquer documento que tenha sido criado por sua unidade.

Se um processo enviado à outra unidade contiver um documento sem assinatura, o conteúdo desse documento não poderá ser visualizado pela unidade que o recebeu. Trata-se de uma minuta. Por isso, é necessário assinar os documentos no SEI antes de enviar o processo à outra unidade. Para mais informações, consulte o manual do usuário.

8 - Como funciona o retorno programado?

R.: Permite atribuir prazo para resposta a processos enviados a uma determinada unidade.

9 - Se o prazo de um processo vencer é possível assiná-lo mesmo fora do prazo?

R.: Sim, apenas não pode ser enviado para outra unidade sem que antes retorne à unidade de envio.

10 - Não aparece a opção de autenticar no meu documento externo, por quê isso acontece?

R.: Porque a opção ‘digitalizado nesta unidade’ não foi selecionada no momento da inclusão do documento.

11 - Usuários externos podem se cadastrar mais de uma vez?

R.: Não é permitido cadastro de usuários com o mesmo CPF/CNPJ.