Do papel ao digital 

O ano era 1976 e o Rio de Janeiro acabara de experimentar uma fusão inédita com o estado da Guanabara. A jovem Mariluce Cotrim da Silva ingressava no Judiciário como serventuária para atuar numa vara criminal recém-criada. Eram tempos de máquinas de escrever e fichas em formatos de cartão. E muitos processos. Impressora? Furador de papel? Nada disso. Havia carimbos, grampeadores e barbantes de rami que agrupavam calhamaços de petições, decisões e documentos com histórias e litígios. 

Para se ter uma ideia da diferença de tempo e ferramentas, Mariluce conta que ganhou um inusitado presente do pai para manusear os processos pesados.

"Precisava de um furador ou algo do tipo para furar os papeis do processo e anexá-los. Meu pai pegou um cabo de vassoura, prendeu num prego, esmerilhou o metal e me deu de presente. Guardo até hoje aqui comigo", revela a servidora, exibindo a ferramenta perfurante.

Quase meio século depois, ainda trabalhando como servidora em cartório, Mari, como é chamada pelos colegas do Fórum de São Gonçalo, vivencia uma revolução. Ela e todos os operadores do Direito acompanham a virtualização e o gradual fim do tradicional processo físico do Tribunal de Justiça do Estado do RIo de Janeiro (TJRJ). A missão é digitalizar todo o acervo processual da 1ª instância até o fim de janeiro. É o projeto TJRJ 100% Digital.

"O TJRJ 100% Digital é uma iniciativa ousada, mas necessária para definir a virtualização dos processos do Tribunal. É um passo que define a imersão do Judiciário fluminense no mundo digital. A sociedade percorre um novo ambiente e precisamos estar na vanguarda dos acontecimentos. É um caminho sem volta", avalia o presidente do TJRJ, desembargador Henrique Carlos de Andrade Figueira.

A virtualização dos processos só traz vantagens. Além de integrar as peças às plataformas de tramitação processual, como o Processo Judicial Eletrônico (PJe), o conteúdo é acessível aos advogados e às partes, que não precisarão mais ir ao cartório. De qualquer lugar, em qualquer dispositivo - computador, tablet, celular - é possível saber os detalhes de cada processo.  

Para cumprir a meta do TJRJ 100% Digital, a Administração do TJRJ traçou uma estratégia que abrange duas frentes de trabalho. A primeira é a preparação dos processos físicos para propiciar a coleta e o transporte feito por caminhões até o Fórum Central, onde se conclui a digitalização. A segunda frente é a indexação dos processos, feita por grupos de servidores que estão trabalhando em regime extraordinário de trabalho.

As duas frentes de trabalho se desdobram em quatro etapas: na primeira, a Diretoria-Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionados (DGJUR) verifica o total de processos de cada serventia. Não entram no rol as peças que estão em vias de serem arquivadas, com sentença para prescrição ou com sentença já transitada em julgado.

Depois, o cronograma de busca é repassado ao setor de logística para que os caminhões sigam rotas específicas, o que conta com a escolta especializada da Diretoria-Geral de Segurança Institucional (DGSEI). "Nós vamos até os cartórios buscamos os processos e levamos até a Central de Digitalização, no 4º andar do Fórum Central.

Uma empresa terceirizada realiza a digitalização e lança num sistema informatizado que permite a indexação das peças à distância numa força-tarefa que é realizada por grupos de servidores coordenados pela DGJUR. ", explica a diretora da DGJUR, Alessandra Anátocles. Ela acrescenta que a diretoria presta apoio aos cartórios com dificuldades em preparar o acervo físico para virtualização.

Hoje, 595 servidores distribuídos em grupos que atuam depois do horário de trabalho, finais de semana e feriados (e são remunerados) indexam os processos. Eles catalogam cada folha, indicando o que é petição, despacho, sentença.

O começo do TJRJ 100% Digital ocorreu de forma sistemática: com avisos oficiais, a Presidência avisava às serventias das datas que deveriam enviar as peças processuais ao Fórum Central para serem virtualizados. Só que para aumentar a produtividade foi preciso acrescentar um sentido inverso ao fluxo de trabalho: o TJRJ mapeou as comarcas e foi aos cartórios recolher os processos para se tornarem eletrônicos.

 A estratégia deu resultado. Em 2021 a média era de 29.495 processos enviados para digitalização. Desde abril do ano passado, os caminhões começaram a circular e a média saltou para 66.655 encaminhados. Até setembro de 2022, a Administração já transportou mais de 230 mil processos físicos.

Os caminhões já percorreram todas as regiões do estado, de Varre-Sai a Paraty. Até o momento, mais de 280 mil processos já foram digitalizados. Quem circula pelo Fórum Central se impressiona com os mais de 70 mil processos alocados e funcionários lidando com o material. A empresa contratada disponibilizou 32 máquinas com capacidade total para digitalizar cinco mil folhas por dia, o dobro da capacidade inicial.

Da furadeira ao mundo digital, a história dos processos pelo olhar de Izabel. 

Com 30 anos de servidora pública, Izabel Cristina da Silva Santos acredita que a vontade de querer aprender sempre faz a diferença na adaptação aos diferentes tempos do Judiciário. Ela lembra que há três décadas contava com itens inusitados para lidar com processos. 

"Com papelão que cortava de caixas de sapatos, a gente fazia pequenos cartões para 'indexá-los', porque registrávamos a tramitação dele. Então, quando essa 'fichinha' sumia, era o caos. Com o processo virtual, ele não some, fica lá disponível para todo mundo"

Quando o processo era muito grande, pesado. volumoso, valia tudo para abrir e analisar os documentos. "Me lembro de um inventário antigo e com tantos volumes que eu precisava ficar em pé para manuseá-lo, de tão alto que era. E chegou um momento que ficou tão difícil que nosso cartório na época fez uma vaquinha e comprou uma furadeira para abrir os volumes e checar as informações", lembra hoje sorridente. Na época, Izabel torcia mesmo para que ninguém peticionasse algo naquele processo para não recorrer novamente à furadeira.

As servidoras Mariluce e Maria Izabel, de São Gonçalo: há 30 anos, as duas manuseavam os processos com auxílio de furadores de metal

A servidora que hoje chefia o cartório da 3ª Vara de Família de São Gonçalo frisa que a virtualização processual faz bem até para a saúde dos servidores. "Com a digitalização você não precisa mais ficar mexendo em papel, poeira, sujeira. Para pessoas alérgicas, isso é ruim", avalia.

Para quem trabalhou com sistemas anteriores ao de Distribuição e Controle de Processos (DCP), que utilizavam siglas como MVMB e MVMA, a chegada do Processo Judicial Eletrônico (PJe) não a assusta. Saudades do processo físico? Ela garante que não. "A gente não pode ter medo do novo porque a tecnologia nos ajuda, facilita nossa vida", afirma.

No 2º Núcleo Regional, foco na dívida ativa

O TJRJ divide o estado do Rio em 13 Núcleos Regionais (NURs). O 2º NUR abrange as cidades de Niterói, São Gonçalo, Itaboraí, Maricá, Rio Bonito, Silva Jardim e Tanguá. Com dois municípios que figuram entre os três maiores do estado, o acervo processual chama atenção. 

O foco nesta região populosa é virtualizar os 177 mil processos físicos, dos quais 119 mil são de dívida ativa. A dirigente do núcleo, juíza Ana Paula Cabo Chini, explica que a iniciativa local conta com a parceria de outras instituições

"É um projeto aberto, com parcerias internas de estagiários, servidores e juízes e com parceiras externas do Ministério Público, Defensoria Pública e Procuradoria. Todos saem beneficiados", conta.

FB/FS

Fotos: Brunno Dantas

Artes: Serviço de Identidade Visual