Competência

Resolução nº 04/2023 do Órgão Especial
DA PRIMEIRA VICE-PRESIDÊNCIA

Art. 140. A Primeira Vice-Presidência desempenha as competências e atribuições estabelecidas na legislação pertinente, cabendo ao Primeiro Vice-Presidente conduzir a gestão de modo a proporcionar as condições necessárias para normatizar e fiscalizar as atividades judiciárias, coordenando, orientando e racionalizando os serviços no sentido de uma prestação eficiente e eficaz.

Art. 141. São unidades organizacionais da Primeira Vice-Presidência:

I - Gabinete do Primeiro Vice-Presidente;

II - Assessoria Técnico-Administrativa;

III - Departamento de Autuação e Distribuição Cível;

IV - Divisão de Indexação Cível;

V - Divisão de Autuação;

VI - Divisão de Prevenção;

VII - Divisão de Distribuição.

Art. 142. Cabe ao Gabinete do Primeiro Vice-Presidente:

a) dirigir, orientar e coordenar atividades que atendam, com presteza e permanência, ao Vice-Presidente no desempenho de suas funções;

b) supervisionar e controlar a recepção, a seleção e o encaminhamento de expediente e correspondência confidencial ou não confidencial do Vice-Presidente; 

c) manter sob guarda documentos relativos a assuntos a cargo do Vice-Presidente ou os que, por sua natureza, mereçam custódia reservada;

d) receber visitantes, marcar entrevistas e organizar a agenda de compromissos oficiais do Vice-Presidente;

e) preparar o expediente necessário às nomeações, designações e substituições em cargos comissionados e funções gratificadas da Vice-Presidência;

f) realizar o planejamento estratégico de ações e projetos, em consonância com diretrizes estabelecidas pela Comissão de Gestão Estratégica;

g) estabelecer e implementar sistemática de objetivos de desempenho, com indicadores que permitam o acompanhamento e o controle das funções das atividades técnicas e administrativas da Vice-Presidência;

h) promover e executar as atividades do Sistema de Documentação do SIGA, para o estabelecimento de sistemas, rotinas e padrões.

Art. 143. Cabe à Assessoria Técnico-Administrativa:

a) proceder à instrução de processos recebidos do Conselho da Magistratura;

b) executar atividades de assessoramento técnico e administrativo relativas a planejamento, normatização, análise e revisão de processos de gestão das unidades organizacionais que compõem a Vice-Presidência;

c) elaborar minutas de despachos, decisões e acórdãos do Vice-Presidente em processo em que este seja relator, originário ou designado, no âmbito dos órgãos colegiados que componha;

d) proceder ao exame de pauta e elaborar minutas de voto-vogal do Vice-Presidente para as sessões dos órgãos colegiados que componha;

e) solicitar e controlar o estoque de material da unidade;

f) gerenciar os servidores e verificar o cumprimento de escalas de férias e de licenças;

g) auxiliar o Vice-Presidente nas atividades relacionadas à Seção Cível.

SEÇÃO I
DO DEPARTAMENTO DE AUTUAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO CÍVEL

Art. 144. Ao Departamento de Autuação e Distribuição Cível cabe:

a) gerenciar as atividades relacionadas à autuação, ao exame de prevenção e à distribuição dos processos judiciais cíveis de segunda instância;

b) estabelecer procedimentos e controles internos, objetivando o correto recolhimento de custas judiciais nos recursos e ações originárias cíveis que dependam de autuação e distribuição no segundo grau de jurisdição;

c) gerenciar os servidores, terceirizados, estagiários e colaboradores, e verificando sua frequência e o cumprimento de escalas de férias e de licenças;

d) comunicar ao Vice-Presidente irregularidades relativas à distribuição de processos judiciais;

e) solicitar e controlar o estoque de material;

f) prestar informações, expedir ofícios e certidões, autenticar documentos em posse da Vice-Presidência e instruir processos administrativos relativos ao Departamento;

g) elaborar, divulgar e atualizar relatórios gerenciais e estatísticos contemplando o acompanhamento das atividades do Departamento da Primeira Vice-Presidência;

h) coordenar as atividades da Central de Indexação Cível;

i) acompanhar auditorias de gestão;

j) instruir processos administrativos relativos ao Departamento;

k) solicitar e controlar o estoque de material da unidade;

l) expedir ofícios e certidões;

m) comunicar ao Vice-Presidente irregularidades relativas à distribuição de processos judiciais;

n) coordenar a atuação das Divisões que compõe o Departamento de forma a garantir a Autuação, Prevenção e Distribuição de feitos de forma célere e eficaz;

o) analisar solicitação de distribuição urgente;

p) coordenar o treinamento e reciclagem dos funcionários ligados ao Departamento e suas Divisões, visando ao aperfeiçoamento das tarefas executadas;

q) analisar e informar ao Primeiro Vice-Presidente a existência de impedimentos no âmbito de atuação do Departamento de Autuação e Distribuição Cível e suas Divisões.

Art. 145. O Departamento de Autuação e Distribuição Cível compreende as seguintes Unidades:

I - Divisão de Indexação Cível;

II - Divisão de Autuação;

III - Divisão de Prevenção;

IV - Divisão de Distribuição.

Art. 146. Cabe à Divisão de Indexação Cível:

a) receber os Autos Físicos Digitalizados (AFD) oriundos da primeira instância;

b) promover a correta validação, indexação e virtualização dos Autos Físicos Digitalizados (AFD) a ela encaminhados;

c) devolver os feitos à primeira instância ou remeter os Autos Físicos Digitalizados (AFD), conforme a normatização deste E. Tribunal de Justiça;

d) promover o treinamento e reciclagem dos funcionários, estagiários e terceirizados ligados à Central, visando ao constante aperfeiçoamento das tarefas executadas.

Art. 147. Cabe à Divisão de Autuação:

a) administrar e executar os serviços de autuar e prevenir Apelações Cíveis;

b) administrar e executar os serviços de autuar e prevenir Recursos e Processos Originários;

c) administrar e executar os serviços de autuar e prevenir Agravos de Instrumento e feitos de natureza Urgente;

d) administrar e executar os serviços de autuar e prevenir os demais feitos de sua competência;

e) executar procedimentos e controles para o célere trâmite dos processos na Divisão;

f) executar procedimentos e controles internos, objetivando o correto recolhimento de valores correspondentes às despesas processuais;

g) atuar junto ao Departamento de Autuação e Distribuição Cível e à Central de Indexação, trocando informações na busca de melhores práticas relacionadas àquela Central;

h) promover o treinamento e reciclagem dos funcionários, estagiários e terceirizados ligados à Divisão, visando ao aperfeiçoamento das tarefas executadas.

Art. 148. Cabe à Divisão de Prevenção:

a) providenciar o célere exame de prevenção nas Apelações que lhe forem encaminhadas, assinalando-a quando existente, a fim de orientar a distribuição;

b) providenciar o célere exame de prevenção nos Recursos Originários que lhe forem encaminhadas, assinalandoa quando existente, a fim de orientar a distribuição;

c) providenciar o célere exame de prevenção nos Agravos de Instrumento e feitos de natureza Urgente, assinalando-a quando existente, a fim de orientar a distribuição;

d) providenciar o célere exame de prevenção dos demais feitos da sua competência;

e) lançar informações nos feitos de sua competência, de acordo com o determinado pelo Primeiro Vice-Presidente;

f) promover o treinamento e reciclagem dos funcionários, estagiários e terceirizados ligados à Divisão, visando ao aperfeiçoamento das tarefas executadas.

Art. 149. Cabe à Divisão de Distribuição:

a) proceder à distribuição ações, recursos e incidentes cíveis no âmbito do segundo grau de jurisdição, respeitada a prevenção, quando existente, e o critério de compensação;

b) entregar os autos dos feitos distribuídos e demais expedientes às respectivas câmaras ou desembargadores;

c) expedir ofícios aos cartórios distribuidores para registro nos casos de ação rescisória;

d) diligenciar pelo cumprimento dos horários de distribuição estabelecidos pelo Primeiro Vice-Presidente, comunicando ao Departamento de Autuação e Distribuição Cível eventual intercorrência que impossibilite o seu cumprimento;

e) diligenciar pela transparência nas audiências de Distribuições.