A Divisão de Protocolo Administrativo, Documentação e Informação (DIPAC/DGAPO) tem como responsabilidade receber, protocolizar, cadastrar e autuar documentos administrativos e também arquivar ou desarquivar estes documentos, no âmbito da Corregedoria Geral da Justiça.

Uma nova ferramenta irá otimizar as rotinas e gerar agilidade nas demandas. Trata-se do SIGA Administrativo, que está sendo implementado na DIPAC e em suas unidades vinculadas - Serviço de Recebimento, Cadastramento e Autuação (SECAD) e Serviço de Expediente e Arquivo  (SEARQ).

Os Serviços adequam suas RADs à nova estrutura estabelecida pela Resolução TJ/OE nº 03/2021, com proposta de atualização do Manual da UO para contemplar os atos normativos recentes publicados pela CGJ, incluindo os procedimentos pertinentes à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais - LGPD – Lei nº 13.709/2018.

Serviço de Recebimento, Cadastramento e Autuação - SECAD

A Resolução TJ/OE nº 03/2021 estabeleceu, dentre outras, as seguintes atribuições para o SECAD: receber, protocolizar, cadastrar, autuar, distribuir os processos administrativos e expedientes da Corregedoria, movimentando estes últimos, controlando e arquivando as guias de remessa relativas a processos, expedientes etc.

Até o momento, além de suas atribuições, neste ano de 2021 o SECAD deu continuidade:

- à digitalização do acervo de processos administrativos físicos da CGJ, totalizando, até o início do mês de novembro, cerca de 2281 processos migrados para o sistema SEI e 399 processos migrados para o sistema PjeCor;

- ao cadastramento dos usuários internos e externos no sistema PjeCor, bem como auxílio na emissão de estatísticas de protocolização de processos disciplinares demandados pelo CNJ;

- à fiscalização do contrato da empresa APPA SERVIÇOS (contrato nº 003/0096/2021), no âmbito da CGJ, incluindo as unidades administrativas da CGJ e as unidades de apoio à primeira instância. Todavia, há previsão de que, a partir do mês de dezembro/2021 o SECAD fiscalizará somente os contratos afetos às Divisões da DGAPO;

Serviço de Expediente e Arquivo - SEARQ

Com a edição do Provimento CGJ nº 31/2019 e do Aviso CGJ nº 1199/2019, ao SEARQ incumbiu a conclusão/arquivamento de todos os processos administrativos eletrônicos (SEI) processados no âmbito da Corregedoria-Geral da Justiça e por todos os Núcleos Regionais.

O SEARQ detém, dentre outras atividades, a responsabilidade pelo arquivamento e desarquivamento de processos e documentos administrativos, recebimento e encaminhamento de toda a correspondência física (correios e malote) da Corregedoria, fornecimento de material de consumo para as UO elencadas nos incisos I, II, XVI a XXXIII e XXXVIII a LXIII do art. 113 da Resolução TJ/OE nº 03/2021, controle e fornecimento de numeração dos atos  emitidos pela CGJ, pesquisando e disponibilizando tais informações etc.

Até início de novembro de 2021, pode-se destacar os seguintes feitos do SEARQ:

- a pedido da DIPAC, a DGTEC implantou ferramenta que possibilita a cada UO a extração de relatórios estatísticos dos processos enviados para arquivamento, restando pendentes apenas algumas melhorias indicadas pelo SEARQ;

- a digitalização de cerca de 110 maços, contendo comprovantes de envio ao DEGEA, dos processos arquivados pelo SEARQ. Os maços físicos foram encaminhados ao Arquivo Central;

- o arquivamento total de cerca de 43.000 processos, aí englobados os administrativos eletrônicos, arquivo corrente e arquivo central (DEGEA);

- a remessa de cerca de 4.600 correspondências (ofícios, processos e outros) e a disponibilização de 1764 números de atos.