As ações de comunicações relacionadas às atividades extrajudiciais no âmbito do Estado do Rio de Janeiro sofreram mudanças positivas, no último ano.
A CRC - Central Eletrônica de Certidões nos Serviços de Registro Civil disponibilizou um sistema informatizado desenvolvido pela ARPEN/RJ e monitorado pela CGJ que, de forma inédita, possibilitou o envio online de pedidos e de certidões de registro civil, trazendo imenso benefício aos cidadãos que podem solicitar uma certidão em qualquer Serviço de RCPN, não obstante o ato registral tenha sido praticado em outra sede/comarca e obtê-la no mesmo local da solicitação dentro do prazo legal. Além de incrementar a atividade dos Serviços de RCPN, em muito beneficiou os usuários em geral, uma vez que não precisam mais se deslocar até a sede do Serviço registral para fins de obtenção de certidões.
Foram feitas, em 2014, 2.796 (dois mil setecentas e noventa e seis) certidões interligadas, representando um aumento de aproximadamente 100% em relação a 2013. Como o sistema também permite a comunicação eletrônica interligando todos os RCPNs do Estado foram realizadas 91.403 (noventa e um mil quatrocentas e três) comunicações eletrônicas pela Central. E 65 registros foram encaminhados pelas unidades para outros Serviços.
Em relação ao Sistema Hermes – Malote Digital, a Corregedoria publicou o Provimento CGJ nº 45/2014, determinando que, a partir de 1º de setembro de 2014, todos os Serviços Extrajudiciais fossem cadastrados na árvore do Malote Digital, devendo utilizá-lo para o recebimento e envio de correspondências que pressupõem encaminhamento de documentos, tais como ofícios, respostas de ofícios, documentação sobre seguros de responsabilidade civil, documentação de funcionários dos Serviços, solicitações de descarte de documentos, denúncias espontâneas, etc.
A DGFEX dividiu o projeto em três etapas que envolveram o cadastramento de todos os funcionários da CGJ, dos Serviços Extrajudiciais e das equipes dos Núcleos Regionais. O projeto finalizado integrou todos esses personagens no uso da comunicação eletrônica, dentro de um sistema seguro, capaz de gerar protocolos de envio e recebimento e permitir a rastreabilidade completa dos documentos emitidos.
Além de favorecer a rapidez no processamento e instrução de processos administrativos, o sistema de Malote Digital representa uma economia de despesas postais e no uso de insumos de papel e cartuchos de impressão, que atingem cerca de seis mil ofícios encaminhados anualmente entre Serviços Extrajudiciais e Corregedoria Geral da Justiça. O sistema permitiu ainda a comunicação direta entre Serviços Extrajudiciais de atribuição notarial e registro de imóveis para a confirmação de escrituras, aumentando a velocidade e confiabilidade do sistema extrajudicial.
A inadimplência em respostas de ofícios encaminhados pela DGFEX aos Serviços Extrajudiciais foi reduzida em 98%. Desde março foram enviados pela DGFEX 1.385 (mil trezentos e oitenta e cinco) ofícios e recebidos 1.209 (mil duzentos e nove) ofícios. Em toda a Corregedoria, incluindo-se os Núcleos Regionais, foram enviados 4.995 (quatro mil novecentos e noventa e cinco) ofícios e recebidos 3.826 (três mil oitocentos e vinte e seis) ofícios.
