O Sistema Integrado de Gestão Documental - SIGA-DOC, que permite a autuação e o processamento administrativo de forma eletrônica, foi implementado como projeto-piloto na Corregedoria Geral da Justiça, em agosto de 2014. Desde então as Diretorias Gerais da CGJ – DGADM, DGFAJ e DGFEX utilizam a tecnologia para o trâmite de seus processos administrativos reduzindo custos e a utilização de papel, além de agilizar de forma substancial a comunicação e o processamento, facilitando o controle e rastreamento dos processos.
O Corregedor-Geral da Justiça, Desembargador Valmir de Oliveira Silva, inaugurou no dia de hoje (29) no Auditório José Navega Cretton o quadro da capa do primeiro processo administrativo eletrônico do TJRJ que recebeu o número TJRJ-ADM-2014/00001 e foi assinado digitalmente pelo Corregedor-Geral no dia 28 de agosto, contendo decisão acerca da publicação do Provimento CGJ 45/2014 que implantou a Malote Digital para os Serviços Extrajudiciais.
Segundo informou o Diretor-Geral de Fiscalização e Apoio às Serventias Extrajudiciais, Marcelo El-Jaick, atualmente todos os expedientes da DGFEX que tratam de “Autorização de Descarte de Documento e Seguro de Responsabilidade Civil” são autuados e processados eletronicamente no SIGA-DOC. “Em quatro meses de uso já foram autuados no sistema 171 processos administrativos eletrônicos e 211 expedientes, economizando-se autuação, capas de processos, papel e cartuchos de impressão, além de empreender maior agilidade no processamento. Com o SIGA-DOC estamos diminuindo os custos e o tempo médio de duração de procedimentos administrativos”, pontuou Marcelo.
Na Diretoria Geral de Fiscalização e Assessoramento Judicial o SIGA-DOC é utilizado para homologação de Ordem Serviço. Segundo o Diretor-Geral, Bruno Mantuano, “para o êxito do projeto na diretoria diversas ações foram traçadas, como o mapeamento do fluxo de trabalho, o cadastramento de novos usuários no sistema, a entrega de certificados/tokens, treinamento in loco dos servidores e assessores envolvidos, criação de pastas compartilhadas para lançamentos das decisões e despachos proferidos pelos Juízes Auxiliares da Corregedoria e/ou Corregedor-Geral da Justiça, além de diversas reuniões periódicas de melhorias”.
Para o Diretor-Geral de Administração, Alessandro Valente, a expansão do SIGA-DOC a outras unidades do Poder Judiciário será indispensável para que ocorram as evoluções que a Corregedoria se preparou para alcançar. “É importante que as unidades comuniquem-se através do SIGA-DOC, para que todos os órgãos vivenciem a economia de tempo e recursos, materiais e humanos, que já é uma realidade experimentada pela DGADM”. Segundo o Diretor, vários procedimentos administrativos da diretoria já foram inseridos no SIGA-DOC, estando o sistema preparado para a expansão às demais unidades administrativas deste Poder.
