A dinâmica dos serviços e volume de pessoas atendidas nos balcões de protocolização, aliado ao volume de documentos recebidos pelo Departamento de Distribuição – DEDIS, não afetou a eficiente prestação de serviço, segundo informou auditoria realizada pela Fundação Vanzolini. O resultado alcançado hoje pelo DEDIS é o melhor em relação aos dois últimos anos, como por exemplo, o tempo médio de permanência de documentos recebidos pelo Serviço de Carta Precatória (DINSP) foi o menor atingido nesses dois anos. Com isso, a certificação do Sistema de Gestão de Qualidade, norma NBR ISO 9001:2008, foi mantida pelo Departamento, motivo de comemoração para toda a equipe.
O Departamento de Distribuição é composto por três divisões e um serviço: Divisão de Instrução Processual (DINSP), Divisão de Distribuição Continua (DIDIC), Protocolo Geral (PROGER) e Serviço Plantão Judiciário (SEPJU). É o Departamento mais movimentado de todo TJRJ com a entrada e saída de milhares de pessoas e o recebimento de 15 mil petições e 700 iniciais, em média, por dia. Em feriados longos e volta de recesso forense esse número chega a dobrar. Este ano, o PROGER recebeu 42.628 petições no retorno do recesso (07 de janeiro), fato este que não causou maior impacto no atendimento, por força da abertura antecipada (03 e 06 de janeiro), visando uma melhor estratégia de atendimento aos jurisdicionados.
Segundo a Diretora do DEDIS, Marilene Lelis Dias, algumas estratégias contribuíram para atingir o bom resultado. Entre elas, adequação do quantitativo de documentos recebidos com a lotação do Serviço; a redistribuição dos processos de trabalho dentro das Divisões; o funcionamento da sala para os escritórios com grandes volumes; distribuição de folders com o Projeto “PROGER QUANTO MAIS CEDO MELHOR”; e, por fim, as reuniões periódicas, visando à conscientização da equipe quanto à importância na presteza do atendimento aos usuários.
Com 25 anos dedicados ao Tribunal de Justiça, Marilene Lelis Dias, que gerencia um dos maiores setores do TJRJ, conecta a eficiência de sua gestão com a competência da equipe. “A equipe é muito boa e com isso o trabalho flui. Precisei adequar poucos pontos como, por exemplo, a fila que contornava corredores. A principal estratégia foi a readequação nos horários de balcão, que passaram a ser de acordo com os horários de pico. A partir de 16h todos ocupam o balcão, inclusive com o auxílio da DIDIC, totalizando 50 guichês para atendimento aos usuários do PROGER, com possibilidade de ser ampliado em situações como volta de recesso e feriados longos” .
A Diretora informou também que a celeridade dos serviços, atingida hoje pela DIDIC, deve-se a estratégia de dividir em dois momentos distintos a entrega das petições iniciais, recebidas no dia, às Serventias (via Mensageria) e à Central de Autuação, gerando mais agilidade nos trâmites processuais.
O horário de mais movimento está entre 16h30min até 18h. Dessa maneira, advogados e usuários que puderem utilizar o serviço entre 11h e 16h encontrarão mais rapidez no atendimento.
